問4 27年度 春期分 ITパスポート試験

問題

SNSを企業内に導入する目的として、最も適切なものはどれか。

ア 会議時間の設定などの社員のスケジュール管理に要する手間を削減する。

イ 拠点ごとに関係者を1か所に集めて、会議の相手や資料などを画面に表示しながら会議を行うことで、出張による費用や時間を削減する。

ウ ネットワーク上のコミュニティの場を通じて、業務上有益な人脈を形成する。

エ りん議書の承認といった複数の社員の手続が必要な作業において、書類の人手による搬送の手間を削減する。

解き方と解説

SNS がネットワークを介したコミュニティを形成するサービスだということを知っていればとける問題です。コミュニティは通常、上司部下の関係や同期の繋がり、 同じ部署などの実際に「対面」で会う人同士で形成されます。それが対面でなくネットワーク上になったものを指す選択肢を選べば良いわけです。

アはスケジュールの話をしているので関係性が低いです。

イはオンライン会議システムの話であり、「会議」というものに焦点を絞っているため、人間関係の構築という「コミュニティ」よりも狭いのでこの選択肢も不適です。

ウは「業務上有益な人脈を形成する」とあるので適切です。

エは議案の承認フローに焦点を絞っているので、人間同士の繋がりというより、文書に主眼が置かれています。よって不適です。

以上は十分に事前知識がない場合でも対処するための解き方ですが、社会人になって事務仕事をやっていないとわかりづらいものもあるので、細かい説明も付記しておきます。

アのスケジュール管理については、組織には通常スケジュール管理システムが導入されており、各自打ち合わせに出席しているとか、外部の人と面会予定などのスケジュールを職場で共有できるようになっています。誰がどんな予定をかかえているか室、課などで共有するためです。

イは地理的に距離が離れた拠点同士、例えば東京と大阪間で、物理的な異動を伴わずに会議をするためのものです。

エ は特に学生だとわかりづらいと思いますが、日本の事務組織では「決裁」を経た文書を元に業務が行われています。思いつきで業務を行うのではなく、根拠が必 要なわけです。日本の場合は「合議」というやり方が好まれます。なにか業務を行おうと思ったとき、それに関連する人が集まり打ち合わせを何度も重ねます。 業務の分担を決めて責任範囲を決めたり、業務の流れを決めます。ひと通りそれで全員の了解がとれたら、稟議書やお伺い書といった文書に決まった事項を記載 します。そしてそれを関係者全員に回覧し、紙でやるときは印鑑で承認を取ります。これを電子化している場合はシステムで承認をすることになります。全員の 承認がとれたら最後に責任者が承認して「決裁」となります。そこでやっと業務を行う根拠となる文書が完成し、業務を行うことができるわけです。

その決裁までの一連の文書は、紙であれば手渡しで関係者から関係者へ順番に送り届けてやりとりしますが時間がかかります。それを電子化したシステムのことをエでは説明しています。

解答